Время – наш самый ценный ресурс. Его правильное распределение во многом определяет качество жизни. Положительные эмоции, чувство полноценной самореализации, душевное равновесие – все это испытывает человек, сумевший правильно распорядиться своим временем.
Известный американский специалист по саморазвитию Брайан Трейси утверждает: в современном мире люди живут в режиме ответа на внешние вызовы. От того, как мы отвечаем на эти трудности, и зависят наши успехи. Эффективность же реакции на такие проблемы определяется правильным распределением между ними времени.
Можно ли овладеть искусством тайм-менеджмента? Это не простой навык, которым пользуешься время от времени, как, например, вождение автомобиля или работа за компьютером. Управление временем должно прочно войти в систему и быть отработанным до автоматизма. О способах организации самого ценного ресурса мы и поговорим в этой статье.
Можно ли все успеть?
В отличие от материальных и денежных ресурсов, время нельзя экономить. Его можно только использовать для выполнения дел с более высокой ценностью. Каждый человек обладает одним и тем же запасом времени — 24 часа в сутки. Вся разница лишь в том, насколько эффективно мы используем этот промежуток.
Периодические “наваливания” объемов работы стали уже нормой для современного человека. Ответственность накладывает обязательства, и новые задачи накапливаются как снежный ком. Человек начинает напоминать покупателя, скупившего полсупермаркета и пытающегося вынести продукты без тары: у него все начинает валится из рук.
Пора уяснить простую истину: переделать всю работу никому не под силу. Даже если “убивать” на выполнение заданий вечера и выходные, справиться со всем не получится. Растягивать время до бесконечности бессмысленно. Необходимо просто правильно расставить приоритеты.
Определитесь с целеполаганием
По утверждению Брайана Трейси, отправная точка грамотного управления временем — определение цели. Каждый должен спросить себя, что для него действительно важно в жизни. Карьера? Семья? Саморазвитие? Как это ни парадоксально, но только 10% человек знают, что им нужно на самом деле.
Выяснить это позволит простой прием. Проанализируйте свою деятельность — дорогое вам неизбежно будет выступать на передний план. К примеру, вам кажется, что вы ставите семью превыше работы. Но вдруг босс поручает вам в экстренном порядке какое-то дело, и вечер с семьей отменяется. Получается, что работа для вас является приоритетом.
Главное, чтобы вы занимались тем, что приносит вам удовольствие. Один из важнейших постулатов эффективного тайм-менеджмента — достигать высот в том, что нравится. Тратить время своей жизни на нелюбимую работу — верх бессмысленности.
Методика управления временем: 3 шага
Одна из предпосылок успешности — высокая производительность. Работа над этим показателем сродни кулинарному искусству. Но одни повара умудряются приготовить вкуснейшее блюдо “с лету”, другие же не способны состряпать сколько-нибудь съедобное кушанье из самых изысканных ингредиентов.
Предлагаемая ниже программа позволит усовершенствовать свой тайм-менеджмент, следуя универсальному “рецепту” из 3 шагов. Вот они:
Составляйте список дел
Ежедневно перед отходом ко сну составляйте на бумаге перечень заданий на завтра. Так вы избавите себя от ненужной суеты в течение рабочего дня. По мере выполнения задач отмечайте их в своем списке галочкой: так у вас будет стойкое ощущение, что все идет по плану.
Эксперты в сфере тайм-менеджмента установили: когда человек начинает работать с таким списком, результативность его работы повышается на 25%. При этом экономится около двух часов рабочего времени.
Следуйте правилу “80 на 20”
Эффективный тайм-менеджер всегда применяет к своему ежедневному списку принцип “80 на 20”. Его суть состоит в том, что 80% нужного эффекта можно достичь, если прилагать 20% усилий. Для этого необходимо внимательно изучить перечень дел и определить в нем наиболее важный пункт, пометив его буквой “А”.
Чтобы успешно применять это правило, потребуется избирательный подход. Может понадобиться перепланировка деятельности. Вам следует сознательно перенести выполнение 80% маловажных задач на потом, высвобождая время на дела, непосредственно влияющие на качество вашей жизни.
Ищите слабые места
Этот поиск — один из самых результативных методов мышления, помогающий отсеивать лишнюю “шелуху”. Просто спросите себя: стали бы вы делать то же самое, что и раньше, если бы обладали багажом знаний, которым владеете сейчас? Этот метод можно с успехом применять в следующих случаях:
- отношения: многие фирмы при анализе своей деятельности выясняют, что они обременены клиентами, которые приносят одни неприятности — строчат жалобы, делают мало покупок и т.д.; единственный способ повысить качество работы — не обслуживать такую “обузу”;
- бизнес-операции: здесь нужно задуматься над тем, какие деловые схемы вы бы никогда не применяли, если бы теперь начали все “с нуля”; при обнаружении таковых задайтесь целью от них избавиться;
- вложение средств: в лексиконе бизнеса есть понятие “мертвая инвестиция”; это вложение денег, которое уже никогда не окупится; поэтому не переставайте спрашивать себя, насколько целесообразно вы расходуете свой капитал в данный момент.
Матрица Эйзенхауэра как способ приоритизации
Американский президент Дуайт Эйзенхауэр был очень занятым человеком. С целью оптимизации своего рабочего дня, он разработал специальную методу расстановки приоритетов, где в качестве определяющего критерия выступала значимость того или иного дела.
Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных способов приоритизации в тайм-менеджменте. Ее используют в своей работе как рядовые сотрудники, так и администраторы крупных корпораций по всему миру. Матрица представляет собой таблицу, в которой каждый из квадратов-секторов соответствует делу конкретной важности:
Сектор A — срочные безотлагательные дела
В этот раздел заносятся задачи первоочередного значения. Данный квадрат должен оставаться вакантным для ежедневных записей. Таким образом человек, встающий на путь рационального тайм-менеджмента, сможет контролировать ситуацию, не упуская ничего важного.
В этот квадрат входит урегулирование следующих дел:
- негативно влияющих на достижение поставленных целей;
- могущих “ударить” по здоровью;
- потенциально способных доставить неприятности.
Сектор B — важные дела, но менее срочные
Сюда относятся наиболее перспективные задания. Эйзенхауэр придавал им особое значение, поскольку именно их выполнение является предпосылкой успеха. Конструктивному решению этих заданий способствует достаточный запас времени. Откладывать их не стоит: они могут переместиться в сектор А, а это недопустимо.
В эту категорию относят:
- планы относительно будущих проектов;
- поиск деловых партнеров;
- подведение итогов проведенной работы;
- пересмотр целей развития.
Сектор C — безотлагательные дела малой важности
В этот квадрат матрицы Эйзенхауэра можно отнести поручения или дела, являющиеся срочными, но второстепенными с точки зрения основной цели. Например, ваш босс дает вам экстренное задание, которое не имеет отношения к вашим прямым обязанностям. Другие примеры ситуаций, входящих в категорию С:
- появление непрошенных гостей;
- неотложная встреча, не входившая в планы;
- ликвидация последствий собственной халатности.
Сектор D — дела нулевой важности и срочности
Сюда следует поместить задания, которые могут подождать сколько угодно времени или же и вовсе остаться без выполнения. Также в эту категорию помещают дела, которые тормозят рабочий процесс, снижая его эффективность:
- болтовня по телефону;
- мероприятия развлекательного характера;
- зависания в соцсетях и т.п.
Нет прокрастинации!
Человек постоянно принимает решения. Выбор, который он делает, определяет качество его жизни. Правильная расстановка приоритетов в делах и отметение всего неважного — предпосылка успешного тайм-менеджмента. Американский политик Бенджамин Франклин справедливо предостерегал от пустой траты времени, ведь из него и состоит человеческая жизнь.